Krajowy System e-Faktur (KSeF) - co musisz wiedzieć przed wejściem w życie nowych przepisów?

Co to KSeF? Krajowy System e-Faktur to centralny system informatyczny prowadzony przez Ministerstwo Finansów, który umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie e-faktur ustrukturyzowanych w formie elektronicznej. W odróżnieniu od tradycyjnych faktur PDF lub papierowych, faktura w KSeF ma określoną strukturę danych, co pozwala na automatyczne przetwarzanie informacji przez systemy księgowe oraz fiskalne.

Dane w KSeF obejmują wszystkie kluczowe informacje dotyczące transakcji, takie jak:

• numer faktury,

• dane sprzedawcy i nabywcy (NIP, adres),

• data wystawienia i sprzedaży,

• przedmiot transakcji i wartość sprzedaży,

• stawki VAT i kwoty podatku.

Dla kogo KSeF?

Obowiązek KSeF i konsekwencje

Obowiązek KSeF wiąże się z szeregiem zmian w prawie podatkowym. Od stycznia 2026 roku:

• każda faktura VAT musi być wystawiona i przesłana w formie ustrukturyzowanej,

• faktury wystawione poza KSeF mogą skutkować konsekwencjami podatkowymi,

• przedsiębiorcy powinni przygotować swoje systemy księgowe i procedury wewnętrzne na przyjmowanie i wystawianie faktur w KSeF.

Warto pamiętać, że KSeF nie ogranicza możliwości wystawiania faktur kosztowych czy faktur dla osób prywatnych, jednak wszystkie te dokumenty mogą podlegać przetwarzaniu w systemie.

Korekta KSeF – jak postępować przy błędach

Każda faktura wystawiona w KSeF może zostać skorygowana poprzez wystawienie faktury korygującej w tym samym systemie. Zgodnie z przepisami korekta KSeF jest obowiązkowa, gdy podatnik stwierdzi jakąkolwiek pomyłkę w danych faktury, np.:

• błędną stawkę VAT,

• złą ilość towaru,

• niepoprawne dane nabywcy.

W systemie KSeF nabywca traci prawo do wystawienia noty korygującej, a każda korekta musi być dokonana bezpośrednio w KSeF. Faktura korygująca wymaga podania numeru identyfikacyjnego faktury pierwotnej, własnego numeru oraz daty wystawienia. System pozwala na korekty zarówno „in minus”, jak i „in plus”, a także na poprawę danych formalnych, takich jak:

• data sprzedaży,

• oznaczenia GTU,

• adnotacja o mechanizmie podzielonej płatności (MPP).

Terminy wdrożenia KSeF

KSeF od kiedy? Choć z KSeF można korzystać już od 1 stycznia 2022 roku dobrowolnie, to pełne wdrożenie systemu nastąpi stopniowo w następujących etapach:

• Od 1 lutego 2026 r. – obowiązek obejmie duże przedsiębiorstwa z rocznym obrotem powyżej 200 mln zł (według danych za 2024 rok).

• Od 1 kwietnia 2026 r. – do KSeF dołączą wszyscy pozostali przedsiębiorcy, w tym małe i średnie firmy.

• Od 1 stycznia 2027 r. – system stanie się obowiązkowy również dla najmniejszych działalności.

Do końca 2026 roku możliwe będzie jeszcze wystawianie faktur uproszczonych oraz z kas fiskalnych, jednak później wszystkie dokumenty sprzedaży będą musiały przechodzić przez KSeF. Oznacza to, że przedsiębiorcy mają jeszcze czas, aby przygotować swoje systemy, oprogramowanie i procedury do pełnej cyfryzacji faktur, która stanie się standardem w polskim obrocie gospodarczym.

Dane w KSeF – bezpieczeństwo i przejrzystość

Krajowy System e-Faktur został zaprojektowany tak, aby zapewnić maksymalne bezpieczeństwo i przejrzystość obiegu dokumentów podatkowych. Wszystkie dane przesyłane do systemu są automatycznie weryfikowane pod kątem poprawności formalnej, a następnie przechowywane w centralnej bazie Ministerstwa Finansów. Dzięki temu przedsiębiorcy zyskują pewność, że ich faktury są zgodne z obowiązującymi przepisami i zawsze dostępne w razie potrzeby. Jednocześnie KSeF umożliwia uprawnionym organom szybki dostęp do danych podczas kontroli, a biurom rachunkowym pozwala znacząco uprościć i zautomatyzować procesy księgowe.

Podsumowanie

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur to krok w kierunku cyfryzacji polskiej administracji podatkowej. Dla przedsiębiorców oznacza to nie tylko obowiązek stosowania faktur ustrukturyzowanych, ale również możliwość automatyzacji księgowości i większej kontroli nad danymi podatkowymi. Dzięki KSeF wystawianie faktur staje się prostsze, bardziej bezpieczne i mniej podatne na błędy zarówno dla sprzedawców, jak i nabywców.